1. UK akceptas mendojn nur de registritaj kongresanoj. Registrita kongresano estas konsiderata tiu kiu ricevis konfirmon pri sia aliĝo. Sur la konfirmilo estas menciitaj kongresa numero (KN) kaj uea‑kodo, kiujn oni klare indiku sur la mendilo.
2. Ĉiu registrita kongresano ricevas Duan Bultenon (DB), kiu enhavas detalajn priskribojn de la mendataj servoj: loĝado, ekskursoj, bankedo, antaŭ‑ kaj post‑kongresoj, kaj aliaj ofertataj servoj.
3. UK sin devigas liveri ĉiujn servojn laŭ la priskriboj en la DB. UK ne respondecas pri (ne)plenumo de servoj ne menciitaj en la DB.
4. Kongresanoj faras siajn mendojn per sendo de la kongresa mendilo (speciala mend‑formularo en la DB) al la Centra Oficejo (CO) en Roterdamo aŭ al sia landa peranto. Loĝantoj de la kongresa lando sendas siajn mendilojn al la kasisto de LKK.
5. Sur la mendilo kongresano indikas siajn familian nomon, landon, kongresan numeron, uea‑kodon, sekson kaj eventualan vegetaranecon. De tiuj informoj dependas la ĝusteco kaj rapida trakto de la posta mendo. UK ne respondecas pri eventualaj mismendoj kaŭzitaj pro manko de tiuj informoj sur la mendilo.
6. Mendilo devas esti subskribita de la kongresano kaj havi daton de la subskribo. Per sia subskribo la kongresano akceptas la kondiĉojn priskribitajn en la DB kaj tiu ĉi regularo.
7. Por ĉiu kongresano necesas plenigi apartan mendilon. Oni ne akceptas mendojn por pluraj personoj sur unu mendilo.
8. Ĉiu mendo devas esti akompanata de la kompleta pago por la koncernaj mendoj. Oni traktas la mendojn nur post la ricevo de la pago. Kiel daton de la mendoricevo oni konsideras la daton de la ricevo de la pago. UK ne respondecas pri eventuala malfruiĝo aŭ misvojiĝo de la pagoj. Mendiloj kaj pagoj nepre estu senditaj al la sama instanco.
9. Pri la pagmanieroj validas la instrukcioj en la DB. Loĝantoj de la kongresa lando pagas al LKK en la landa valuto. Al la perantoj en transpagipovaj landoj oni pagas en la nacia valuto, laŭ la tarifoj kiujn fiksas la peranto mem. Al la sumo de la kongresaj mendoj la kongresano devas aldoni ankaŭ la bankajn aŭ poŝtajn kostojn, depende de la transpaga maniero.
10. Ĉiuj prezoj cititaj en la DB estas en eŭroj (EUR) kaj rilatas unufojan servon por unu kongresano. Se temas pri loĝado en plurlitaj ĉambroj (dum UK aŭ dum la ekskursoj) la prezo rilatas unu personon por unu nokto.
11. Mendiloj kaj pagoj devas atingi la CO en Roterdamo (respektive la peranton, aŭ LKK por la loĝantoj de la kongresa lando) antaŭ la 1‑a de majo de la kongresa jaro. Post tiu dato oni ne povas garantii plenumon de la mendoj. Post la 1‑a de junio de la kongresa jaro oni ne plu akceptas mendojn.
12. Por la mendoj por loĝado, antaŭ- kaj post‑kongresoj farataj post la 1‑a de majo necesas aldoni krompagon de 40 EUR, se oni mendas hotelan loĝadon, antaŭ‑ aŭ post-kongresajn ekskursojn. Por la ceteraj mendoj (ekskursoj, bankedo k.s.), se oni ne mendas loĝadon, la krompago estas 20 EUR.
13. Kongresanoj kiuj mendas antaŭ la limdato, ricevos konfirmon de siaj mendoj: kvitancitan kopion de la mendilo, kiu montras ke la pago estas bonorde ricevita. La konfirmitan kopion necesas kunporti al la kongreso.
14. Se la kvitanco montras ke vi ne pagis sufiĉe, bv. tuj pagi la diferencon. Se la ŝuldo estas malpli ol 20 EUR oni povas pagi ĝin dum la UK.
15. Se oni mendas post la limdato (1‑a de majo) oni devas atendi konfirmon pri la akcepto de la mendo, senkonsidere pri la alveno de la pago. UK rezervas al si la rajton rifuzi aŭ nur parte plenumi malfruajn mendojn.
16. Malmendoj devas esti skribaj (ankaŭ retmesaĝoj kaj telegramoj konvenas). Ili atingu la CO antaŭ la 1‑a de junio de la kongresa jaro. Por malmendoj faritaj ĝis la 1‑a de junio oni repagos la tutan mendosumon, minus 15 EUR por la administraj kostoj. Ĉe pli postaj malmendoj oni perdas procentaĵon de la pagita mendosumo -- 10% ĝis la 15‑a de junio, 30% ĝis la 30‑a de junio, 75% ĝis la 12-a de julio. Post tiu dato ne eblas repagoj.
17. Datoj: sur la mendilo oni nepre indiku la daton de la alveno (unua nokto en la hotelo) kaj la daton de la foriro (lasta mateno en la hotelo).
18. Se oni mendas loĝadon en plurlita ĉambro kaj ne jam havas elektita(j)n kunloĝanto(j)n, la Kongresa Administracio rajtas loĝigi la mendanton kun ajnaj aliaj kongresanoj de sama sekso, aŭ loki la mendanton en unulitan ĉambron kaj postuli krompagon pro la prezdiferenco. Ankaŭ por ĉiu nokto pasigita sola en plurlita ĉambro oni postulas tarifon por tuta ĉambro. En multlitaj loĝejoj la Loĝiga Servo mem kunloĝigas la mendantojn de sama sekso kaj ne povas respondeci pri la hazardaj kunloĝantoj nek akcepti plendojn pri io ajn krom pri eventuala neplenumo de la kondiĉoj promesitaj en la Dua Bulteno.
19. Ĉiuj reklamacioj kaj postuloj pri la repagoj (ekz. pro neliveritaj aŭ neuzitaj servoj, nepartopreno k.s.) devas esti faritaj skribe al la CO en Roterdamo, antaŭ la jarfino de la koncerna kongresa jaro. Postaj repagoj ne eblos pro likvido de la kongresaj kontoj. Se eble la reklamacion oni faru jam dum la UK.
20. Se ne eblas plenumi iun el la mendoj, la Kongresa Administracio rezervos alternativajn servojn, se la kongresano indikis ilin sur la mendilo. Se ne estas indikitaj alternativoj, la Administracio kontaktos la kongresanon por konsultiĝo.
21. Pri ĉiuj aspektoj de viaj mendoj, samkiel pri aliaj kongresaj aferoj, bonvolu korespondi kun la CO en Roterdamo (do ne kun LKK).